Les 7 règles d’or de l’événementiel

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Pour faire suite à mon précédent billet sur les étapes de réalisation d’un événement, voici 7 règles d’or qui s’appliquent au domaine l’événementiel. Elles vous aideront sûrement à éviter quelques erreurs ou situations non voulues (il y en a certainement des dizaines d’autres, mais ce sont les principales que je connais) :

  1. Invitez environ trois (3) fois plus de personnes à votre événement que le nombre de participants que vous désirez réellement avoir (en fait, seulement le tiers des personnes que vous inviterez accepteront effectivement d’y assister) ;
  2. Sachez qu’approximativement 10 % des personnes qui ont accepté l’invitation ne se présenteront pas à votre événement, pour différentes raisons (oubli, contretemps, urgence…) ;
  3. Prévoyez environ 10 à 15 % de votre budget en « imprévus » — il y aura TOUJOURS des imprévus…
  4. Le succès d’un événement est dans les détails, ne les négligez surtout pas ! ;
  5. Pensez « client » et « public ». Souvenez-vous que ce n’est pas pour vous que vous faites l’événement, mais bien pour la personne qui vous mandate. Et vos goûts ne sont pas nécessairement les siens — et vice-versa ;
  6. Envisagez tous les scénarios possibles (bons et mauvais) et prévoyez des plans B selon les différentes situations (température, catastrophe, etc.) ;
  7. Et la dernière et non la moindre : même si vous croyez avoir tout prévu, tout pensé, tous visualisé… Il y aura toujours quelque chose flower-791140_960_720qui vous échappera, qui n’ira pas comme vous l’aviez planifié. C’est une règle qui s’applique tout le temps et la seule façon d’y faire face est de l’accepter et de réfléchir rapidement à une solution.

Quelqu’un avait déjà fait la comparaison de l’organisation d’un événement avec le métier de pompier… car on est tout le temps en train d’éteindre des feux. Eh oui, c’est ça le domaine événementiel : gérer l’imprévu, s’adapter à l’environnement, avoir une vision 360 ° de tout ce qui se passe en même temps… Ça prend aussi de la polyvalence, de la créativité et une capacité à agir en situation de stress. Ce n’est pas fait pour tout le monde, c’est sûr ! J’ai personnellement choisi cette branche et j’y trouve un plaisir fou. Travailler pour réaliser quelque chose d’unique ; pour offrir une expérience exceptionnelle aux invités et contribuer à leur satisfaction… c’est ça ma vraie récompense !

Avez-vous déjà eu à gérer une situation imprévue lors d’un événement ? Comment êtes-vous parvenus à la corriger ?

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Une réflexion sur “Les 7 règles d’or de l’événementiel

  1. Charelle, très bon billet simple et concis pour bien comprendre comment organiser un événement. Pour avoir travailler en événementiel, je dois dire que tu as su bien synthétiser l’information nécessaire. Les choses à retenir pour bâtir un événement réussi. Merci de partager ton savoir. Je dois aussi affirmer sur le même fait que toi : éteindre des feux. L’événementiel, autant que ça demande de la préparation et de la logistique, il reste toujours des petits imprévus qui surviennent. Si nous sommes bien préparés, nous saurons stabiliser la situation rapidement.

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