Organiser son premier événement :: Cours 101

Votre patron vous a mandaté pour organiser le party de Noël ;
Votre sœur veut que vous l’aidiez à planifier son mariage ;
Votre tante souhaite que vous vous occupiez du prochain rassemblement familial…

Événement1

Ça vous arrivera sûrement tôt ou tard d’être confronté à l’organisation d’un événement quelconque et je vous suggère un petit cours 101 pour que celui-ci soit un vrai succès ! Pas besoin d’être un expert pour mettre sur pied un événement ; suffit d’avoir de bonnes bases et de connaître les quelques trucs infaillibles. Après ça, c’est l’expérience qui fait tout le travail !

On peut décliner le processus d’organisation d’un événement en étapes distinctes, un peu comme une recette :

  1. Mission : quelle est la mission de l’événement, sa raison d’être ? On définit avec le client le type d’événement voulu. En d’autres mots, on précise la nature du mandat ;
  2. Objectifs : pour chaque événement, on aura un objectif général — exemple : créer un moment unique et chaleureux pour rassembler la famille Desautels — et des objectifs spécifiques (quantifiables et mesurables) — exemple : réunir au moins 35 personnes de la famille lors de l’événement ;
  3. Public(s) cible(s) : pour qui faisons-nous l’événement ? On détermine s’il y en a un ou s’il y en a plusieurs et dans le cas où il y en a plusieurs, on les hiérarchise selon les publics PRIMAIRE, SECONDAIRE et TERTIAIRE. Ensuite, on spécifie leurs caractéristiques sociodémographiques et psychographiques. *Les objectifs et les publics cibles sont des éléments très importants qu’il faut constamment garder en tête, car nous devrons nous y référer dans le cadre de toutes nos décisions ;
  4. Plan préliminaire : c’est à cette étape qu’on établit les : «QUAND ?», «OÙ ?» et «COMMENT ?». En d’autres mots, on choisit la date, l’endroit et le concept/thème de l’événement ;
  5. Événement5Budget et échéancier : combien d’argent dispose-t-on pour faire l’événement ? On divise le budget en catégories (nourriture, breuvages, décor, animation, location de la salle, promotion et publicité…) et on insère deux colonnes au tableau : les montants prévisionnels et les montants réels. Également, un autre outil de coordination bien apprécié est l’échéancier. Petit conseil pour sa rédaction : au lieu de partir de la date actuelle et de planifier en ordre chronologique, débutez plutôt du jour J et reculez dans le temps avec les différentes tâches à faire selon la durée de chacune d’elles ;
  6. Logistique et sous-traitance : on pense nourriture, breuvages, audiovisuel, signalisation, décor, animation, activités proposées aux participants, transport du matériel, et j’en passe… c’est à cette étape qu’on fait des appels d’offres et qu’on détermine avec qui on fera affaire pour l’ensemble de ces composantes ;
  7. Promotion et communication : selon le type d’événement, vous devez penser aux moyens de le promouvoir et/ou de le communiquer. J’englobe ici toutes formes de publicité, les invitations, les communiqués de presse et toutes autres façons de transmettre l’information ;
  8. Post-mortem : étape souvent négligée, mais primordiale. C’est important de rédiger un compte rendu de ce qui s’est bien passé et de ce qui serait à améliorer dans le cas de prochaines éditions. Par expérience, c’est un document très utile à garder précieusement !

Événement2

Bien évidemment, ce n’est pas une recette miracle et chaque événement dispose de ses propres «ingrédients». Mais je crois que c’est un bon point de départ pour quiconque désire se lancer dans la réalisation de son premier événement.

Allez, partagez-moi vos expériences !!!

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